Email 電子郵件To、Cc 和Bcc 的正確用法!教你寫出專業的工作電郵!
對任何員工來說,寫專業的郵件都是一種公司禮節。這不僅體現了自我的修養程度,也是代表你公司的形象。
尤其對那些在求職路上的年輕人、或者剛進職場的新人來說,以更加專業的面貌應對郵件往來顯得格外重要。今天我列了以下幾個小小的意見,希望能對剛入社會的「新人」有所幫助。
郵件的送出——何謂To(發送給)、CC(Carbon Copy,副本)、BCC(Blind Carbon Copy,密件副本)
我發現很多人搞不清楚誰是「要對話的對象」,他們的郵件常常「To」很多人,結果郵件沒人回應,還有什至因為不注意這些副本用法而導致部門、同事、主管之間產生紛爭。
【To的人】
淺顯易懂是「你所溝通的對象」。但是除了這個「已經明確的人」之外,還能To的人是直接關聯的人,或是跟這件事有緊密聯繫的人,還可能是你上下游任務接口的人。
【CC的人】
CC的是「希望讓他知道這事,但是跟他並無直接責任關係」的人。通常對方會是你的直屬領導,或者是你To的人的直屬領導;
也有可能是橫跨部門、但是不跟此任務直接相關的人,卻是希望他知曉的對象。
【BCC的人】
BCC就是想要讓特定的他知道、但是又不想讓郵件內相關人員知曉。這個使用要小心,因為我親身經歷過被BCC的人沒仔細看回了郵件……這是令人尷尬的事,所以除非有特殊原因,建議使用Forward(轉發)。
注意事項:
很多人喜歡使用群組來發郵件,我個人認為——除非你很清楚群組內的每一個人,不然建議少用群組發送,這樣就能避免一些人員收到無關郵件的情況。
儘量不要把你要To的同事的直屬主管放在To List,因為這樣就意謂你跟對方是平等,以及你意圖這件事直接要對方主管執行甚至是負責。故除非真有特殊原因,不然請放CC。