善用Google Drive 6個隱藏小功能！有效提高工作效率！

时间: 2021-04-27

Google Drive的使用越來越普及化，無論是個人使用或因為工作關係，雲端硬盤都是個方便大家隨時存取和共享各類型資料的軟件。所以以下整理了6個使用Google Drive的小技巧，善用Google Drive加強工作效率！

1.快速批量刪除圖片

當我們把手機相冊設置成與Google Drive同步時，常常來不及刪除就已經上傳到雲端上了。又或是擠滿了工作相關的圖片，如果已經不再需要這些圖片就可以刪掉，騰出更多的儲存空間。點擊搜索欄，點擊[照片和圖片 Photos&images]，邊按[Shift]邊選取圖片，選好後右鍵[移除 Remove]即可。

2.還原舊版本/誤刪檔案

在文件夾或指定文件上點擊右鍵，找到 [管理版本 Manage versions] 便能看到30天內編輯過的內容。

Photo Credit: Google Support3.搜尋小技巧

避免搜尋某些文件

在搜索時只要觸發關鍵字，無論是圖片、文檔、文件夾名稱都會被整理出來。如果用戶知道想快狠准找到需要的文件，可以在搜索欄先輸入關鍵字，然後點擊空白鍵，再輸入 [ – ] 要避免的關鍵字，含有 [ – ] 後面的關鍵字就會被排除。

只搜尋文件名稱

當同一個關鍵字存在於過多的文檔之間時，可以使用文件名稱來搜索以此縮小範圍。

在搜索欄打上 [ title:關鍵字 ] 即可。

搜尋某個時間點之前或之後的文件

和Google Photo一樣，Google Drive也支持搜索指定時間點前後的文件。

在搜索蘭打上 [ before: 2020-06-28 ]，就是搜索2020年6月28日前的文件；打上 [ after: 2020-06-28 ] 便會顯示該日期之後的文件。

除了可以手動輸入搜尋方式之外，點擊搜索蘭隔壁的 [▼]，即可直接設定更多搜索功能。

4.為資料夾設定顏色區分

右鍵任意資料夾，找到 [更改顏色 Change Colour]，顏色多達24種選擇。下次通過顏色就可以直接辨別哪個是重要文件夾，也無需花時間查找。

5.插入Drive鏈接

通常在Gmail撰寫郵件時，添加附件有三種種方法。第一種是 [添加附件 Attach files]，第二種是 [插入鏈接 Insert Link]，第三種則是 [使用雲端硬盤插入檔案 Insert files using Drive]。Word檔和Excel表格只能以附件形式置入，而圖片、PDF檔等不超過25MB的檔案皆可使用附件和鏈接的方式。

但是通過第三種方式發送的話就可以以Drive鏈接發送，收件者無需下載可以直接打開鏈接查看，並且這個方式不受文件大小限制。